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Autenticación y Reconocimiento de Documentos

Autenticación de documentos

1. AUTENTICACIÓN

El notario puede dar testimonio escrito que la firma puesta en un documento, corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos.
 
También podrá dar testimonio que las firmas fueron puestas en su presencia estableciendo la identidad de los firmantes. (Art. 73 Decreto 960 de 1970).
 
La autenticación sólo es procedente respecto de documentos de los cuales no emanen directamente obligaciones, tiene el valor de un testimonio fidedigno y no confiere al documento mayor fuerza de la que por si tiene. La autenticación no equivale a un reconocimiento.

2. LA FIRMA REGISTRADA

Para registrar la firma se requiere ser representante legal de una sociedad, corporación, fundación o de una persona jurídica en general.
 
El registro de la firma se hace con la presentación de la cédula de ciudadanía y el certificado de Cámara de Comercio si es el representante legal. 
 
El acto es totalmente gratuito y se debe renovar cada año. 

3. AUTENTICACIÓN DE COPIAS O DOCUMENTOS

El notario puede autenticar copias mecánicas, literales o digitales, siempre que éstas correspondan exactamente al original que tenga a la vista, o que comprendan la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con fidelidad.
 
Los documentos que consten de varias hojas, se debe anotar en cada una de ellas. Toda autenticación deberá llevar la fecha del acto y la firma del notario. (Arts. 74-75 del Decreto 960 de 1970).
 
La autenticación se lleva a cabo entre otros en los siguientes casos:
  • Documentos internos como aquellos guardados en el protocolo de la notaría o en sus archivos.
  • Documentos externos que son los que se confrontan con el original o con otra copia autenticada.

4. RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS PRIVADOS

El notario podrá autorizar el reconocimiento que los usuarios hagan de sus firmas puestas en un documento y del reconocimiento del texto del mismo.
 
El reconocimiento se realiza entre otros en los siguientes casos:
  • Documentos privados pre-elaborados.
  • Otorgamiento de poderes especiales.
  • Permiso de salida de los hijos menores al exterior.
  • Contratos de arrendamiento
  • Contratos comerciales o civiles.
  • Autorizaciones a terceros para realizar trámites.
  • La huella sólo se imprime a petición del usuario.

5. DILIGENCIA DE RECONOCIMIENTO DE PERSONAS SORDAS, CIEGAS O QUE NO SABEN LEER.

Las personas limitadas en su visión, en su oído o que no sepan leer, puedan solicitar al notario el reconocimiento de sus documentos privados. (Art.70 del decreto 960 del 70.
Si se trata de personas ciegas, el notario leerá de viva voz el documento y si fuere consentido por el declarante, anotará esta circunstancia.
 
Si se trata de una persona sorda, ella misma leerá el documento y expresara su conformidad. 
 
Si es una persona sorda que no sabe leer, se traducirá el documento en lenguaje de señas y se dejará constancia de lo mismo. 
 
Si se trata de una persona que no sabe leer, manifestarán al notario su intención para que se establezca su concordancia con lo escrito y se cerciore el asentimiento de ellos, tanto para obligarse en los términos del documento como para reconocer su contenido y rogar su firma.